בקצרה
״הנהלת חשבונות עד מאזן״ פירושה שמנהלת החשבונות מנהלת את ספרי החברה לאורך כל השנה, ומביאה אותם עד מאזן בוחן מסודר ומותאם. מהנקודה הזאת ממשיך רואה החשבון: הוא עורך את הדוחות הכספיים, מבקר אותם ומגיש את הדוח השנתי.
מה המונח אומר
זהו מונח מקובל בענף, ולא הגדרה שמופיעה בחוק. לכן ההיקף המדויק שלו משתנה מעט בין מנהלת חשבונות אחת לאחרת, וכדאי להגדיר אותו בכתב.
המילה ״מאזן״ כאן מטעה לפעמים. הכוונה איננה שמנהלת החשבונות מנפיקה את המאזן החתום של החברה. הכוונה היא שהיא מובילה את הספרים עד השלב שבו רואה החשבון יכול לעבוד עליהם בלי לחזור אחורה ולהשלים רישומים.
מה זה מאזן בוחן
מאזן בוחן הוא רשימת היתרות של כל החשבונות בספרי החברה בתאריך מסוים. בהנהלת חשבונות כפולה כל פעולה נרשמת בחובה ובזכות, ולכן סך החובות במאזן הבוחן חייב להיות שווה לסך הזכויות.
זהו מסמך פנימי, והוא אינו נשלח לרשויות. הוא נקודת המוצא של רואה החשבון, והוא גם מאפשר להנהלה לראות את המצב הכספי במהלך השנה. חשוב לזכור ששוויון בין החובה לזכות מוכיח רק שהרישום מאוזן. כדי לדעת שהוא גם נכון, צריך התאמות.
מה כלול בדרך כלל
- רישום שוטף של חשבוניות, קבלות, תנועות בנק וכרטיסי אשראי.
- כרטסות לקוחות וספקים, והתאמתן מול דפי החשבון שלהם.
- התאמות בנקים וכרטיסי אשראי, מדי חודש.
- ניירות עבודה למע״מ, ומעקב אחרי חשבוניות חסרות.
- רישום פקודת השכר בספרים.
- התאמת חשבונות המאזן: בנקים, לקוחות, ספקים, רשויות וקופות.
- מאזן בוחן וכרטסות, ערוכים לקראת העבודה של רואה החשבון.
פירוט מלא של השירות, כפי שאני נותנת אותו, נמצא בעמוד הנהלת חשבונות עד מאזן.
מה לא כלול
- עריכת הדוחות הכספיים השנתיים, הביקורת והחתימה עליהם.
- הגשת הדוח השנתי של החברה למס הכנסה.
- ייצוג מול רשות המסים.
- ייעוץ מס וייעוץ משפטי.
אלה נמצאים בתחומו של רואה החשבון של החברה, ובחלקם שמורים לו בחוק. על חלוקת התפקידים אפשר לקרוא במדריך מנהלת חשבונות או רואה חשבון?
מה כדאי לסכם מראש
יש כמה נושאים שנמצאים בין הספרים השוטפים לבין הדוחות, וכדאי לסכם מראש מי מטפל בהם:
- רכוש קבוע ופחת: מי מנהל את הרשימה ומי מחשב את הפחת.
- רישומי סוף תקופה: הוצאות מראש, הוצאות לשלם והפרשות.
- טיוטת דוח רווח והפסד: האם החברה מקבלת טיוטה במהלך השנה, ובאיזו תדירות.
- מועדים: מתי רואה החשבון מקבל את החומר, ובאיזו מתכונת.
ברוב המקרים ההחלטה מתקבלת בתיאום עם רואה החשבון, והוא זה שקובע את הרישום הסופי.
מה זה נותן לחברה
- תמונת מצב במהלך השנה. ספרים שנסגרים כל חודש מראים איפה החברה עומדת עכשיו, ולא רק מה קרה בשנה שעברה.
- סגירת שנה קצרה יותר. רואה החשבון מקבל ספרים מותאמים, ולא ערימת מסמכים.
- פחות הפתעות. פער שמתגלה בחודש שבו נוצר קל לבירור. פער שמתגלה שנה אחר כך כמעט תמיד מסובך יותר.
- דיווחים מתוך ספרים סגורים. דוחות המע״מ והניכויים נשענים על רישום מלא.
שאלות שכדאי לשאול לפני שמתחילים
- עד איזה שלב בדיוק מגיעה העבודה: מאזן בוחן, או גם טיוטת דוחות?
- אילו התאמות נעשות מדי חודש, ואילו רק בסוף השנה?
- מי בקשר עם רואה החשבון, ומתי הוא מקבל את החומר?
- מה החברה מקבלת בסוף כל חודש?
- מה קורה כשחסר מסמך או כשתנועה בבנק לא מזוהה?
עוד שאלות כאלה מרוכזות במדריך איך בוחרים מנהלת חשבונות לחברה.