שאלות נפוצות על הנהלת חשבונות ושכר לחברות

לחברות בע״מ: חברות שמנהלות ספרים בשיטה הכפולה, מעסיקות עובדים ועובדות מול רואה חשבון. אני מלווה את החברה לאורך כל השנה, בהנהלת החשבונות, בשכר ובדיווחים השוטפים.

זהו מונח מקובל בענף. הכוונה היא שאני מטפלת בכל העבודה השוטפת בספרי החברה ומקדמת אותם עד מאזן בוחן מסודר ומותאם. מכאן ממשיך רואה החשבון: הוא עורך את הדוחות הכספיים ומבקר אותם.

הרחבה במדריך מה זה הנהלת חשבונות עד מאזן.

כן. מתחילים בקליטה מסודרת: אני מקבלת את הספרים ואת נתוני השכר כפי שהם, בודקת יתרות והתאמות וממשיכה מאותה נקודה. אם משהו דורש השלמה או סידור, נדע על כך כבר בהתחלה.

באופן דיגיטלי ושוטף: חשבוניות, דפי בנק, פירוטי כרטיסי אשראי ונתוני שכר מועברים במהלך החודש, ונפגשים כשצריך. בתחילת הדרך נקבע יחד שגרה שנוחה לחברה.

רשימה מלאה מחכה בצ׳קליסט החודשי.

את הנהלת החשבונות אני מנהלת בחשבשבת, ואת השכר במיכפל. את הדיווחים אני משדרת במערכות המקוונות של רשות המסים (שע״ם) ושל הביטוח הלאומי, ומפיקה קבצים ודיווחים במבנה אחיד כשהם נדרשים. אם החברה עובדת היום בתוכנה אחרת, נדבר על כך בשיחה הראשונה.

המחיר תלוי בהיקף העבודה: כמות המסמכים בחודש, מספר העובדים, מספר חשבונות הבנק וכרטיסי האשראי ומצב הספרים בנקודת ההתחלה. אחרי שיחה קצרה על החברה אפשר לתת הצעה מסודרת, שמפרטת מה כלול בה.

אני ממוקמת בתל אביב ועובדת עם חברות בתל אביב ובגוש דן, וגם עם חברות מכל רחבי הארץ. העבודה מתנהלת באופן דיגיטלי ושוטף, ונפגשים כשצריך.

מנהלת חשבונות מנהלת את הספרים השוטפים של החברה: רושמת חשבוניות וקבלות, מתאימה בנקים וכרטיסי אשראי, מכינה את דוחות המע״מ והניכויים ומפיקה תלושי שכר. רואה חשבון הוא בעל רישיון, והחוק שומר לו את ביקורת הדוחות הכספיים ואת אישורם.

בפועל התפקידים משלימים זה את זה: אני מעבירה לרואה החשבון ספרים מסודרים ומאזן בוחן, והוא עורך את הדוחות הכספיים ומבקר אותם. הרחבה במדריך מנהלת חשבונות או רואה חשבון?

אני עובדת מול רואה החשבון הקיים של החברה: מעבירה לו חומר מסודר, עונה על השאלות שלו ומתאמת איתו את סגירת השנה. אין צורך להחליף אותו, ואתם לא צריכים לתווך בינינו.

ככלל, חברה צריכה גם רואה חשבון, שמבקר את הדוחות הכספיים ומגיש את הדוח השנתי. אם אין לכם, אני עובדת עם רואה חשבון שאוכל להפנות אתכם אליו. ציינו זאת בפנייה אליי, ואחבר ביניכם.

ככלל כן. חוק החברות קובע שחברה ממנה רואה חשבון מבקר, שיבקר את הדוחות הכספיים השנתיים שלה. יש חריג מצומצם לחברה פרטית קטנה מאוד, בתנאים שנקבעו בחוק. גם חברה כזו חייבת לנהל ספרים ולערוך דוחות כספיים. אם אתם לא בטוחים אם החברה שלכם נכנסת לחריג, זו שאלה לרואה החשבון או לעורך הדין של החברה.

הדוחות הכספיים של חברה מאושרים בידי הדירקטוריון, ורואה החשבון של החברה מבקר אותם. הדוח השנתי למס הכנסה מוגש בדרך כלל על ידי רואה החשבון או המייצג של החברה. התפקיד שלי הוא להעביר אליו ספרים מסודרים, התאמות ונתונים בזמן, כדי שההגשה לא תתעכב בגללם.

לא. ייצוג מול רשות המסים, כלומר שומות, השגות ושימועים, שמור לרואי חשבון, לעורכי דין וליועצי מס מייצגים. מנהלת חשבונות יכולה לפעול בהרשאת החברה בדיווחים השוטפים, אבל זו הרשאה ולא ייצוג. כשמגיעה שומה, ביקורת או מכתב מורכב, פונים לרואה החשבון או למייצג של החברה.

בהנהלת חשבונות חד-צידית מתעדים בעיקר תקבולים ותשלומים. בהנהלת חשבונות כפולה כל פעולה נרשמת פעמיים, בחובה בחשבון אחד ובזכות בחשבון אחר, כך שהספרים מאוזנים ומאפשרים להפיק מאזן ודוח רווח והפסד. חברה בע״מ חייבת לערוך דוחות כספיים שנתיים, ובפועל היא מנהלת הנהלת חשבונות כפולה.

מאזן בוחן הוא רשימת היתרות של כל החשבונות בספרי החברה בתאריך מסוים. בהנהלת חשבונות כפולה סך החובות חייב להיות שווה לסך הזכויות, ואם אין שוויון, יש טעות שצריך לאתר. זהו מסמך פנימי, והוא נקודת המוצא לעבודה של רואה החשבון. שוויון בין החובה לזכות לא מבטיח שהספרים נכונים, ולכן ההתאמות חשובות לא פחות.

את כל חשבוניות המס שהחברה הוציאה וקיבלה, דפי בנק של כל החשבונות העסקיים, פירוטי כרטיסי האשראי של החברה, דוחות סליקה, אסמכתאות להלוואות ולשכירויות, שינויים בנתוני השכר וכל מכתב שהגיע מרשות המסים או מהביטוח הלאומי.

הרשימה המלאה בצ׳קליסט החודשי לחברות.

חשבונית מס היא המסמך שמאפשר ללקוח שהוא עוסק מורשה לקזז את המע״מ. חשבונית עסקה מתעדת את העסקה ומבקשת תשלום, אך אינה מאפשרת קיזוז מע״מ. קבלה מעידה שהתשלום התקבל. לכן כשמשלמים לספק כדאי לוודא שמקבלים חשבונית מס על שם החברה, כי קבלה לבדה אינה מספיקה לקיזוז.

מספר שרשות המסים מקצה לחשבונית מס, לבקשת מי שמנפיק אותה, בדרך כלל דרך תוכנת הנהלת החשבונות. בחשבוניות שמעל סכום שקבעה רשות המסים, בלי מספר הקצאה אי אפשר לקזז את המע״מ שבחשבונית. הסכום הקובע ירד בהדרגה מאז 2024, ולכן כדאי לבדוק את הסכום העדכני באתר רשות המסים.

מערכת החשבונות, כלומר הספרים והמסמכים שמגבים אותם, נשמרת שבע שנים מתום שנת המס שאליה היא מתייחסת, או שש שנים מיום הגשת הדוח לאותה שנה, לפי המאוחר. סריקה מחליפה את מסמך המקור רק בתנאים שנקבעו בהוראות, ולכן לא כדאי להיפטר ממסמכי מקור בלי לבדוק זאת.

התאמת בנק היא השוואה בין חשבון הבנק בספרי החברה לבין דף החשבון של הבנק. היא חושפת פעולות שלא נרשמו, כמו עמלות, ריבית והוראות קבע, וגם תשלומים כפולים וחיובים שחסרה להם חשבונית. התאמה חודשית מאפשרת לטפל בפער כשעוד קל לברר מה קרה.

עוד על התאמות בנקים וכרטיסי אשראי.

מעסיק חייב למסור תלוש שכר עד היום התשיעי שלאחר המועד שבו היה אמור להשתלם השכר. התלוש כולל, בין היתר, את פרטי המעסיק והעובד, תקופת העבודה ושעות העבודה, ימי חופשה ומחלה, רכיבי השכר, הניכויים והפרשות המעסיק. תלוש אלקטרוני אפשרי רק בהסכמה בכתב של העובד.

פירוט במדריך תלוש שכר ותהליך השכר החודשי.

בסוף החודש החברה מעבירה נתוני נוכחות ושינויים. חשבת השכר מחשבת את השכר מברוטו לנטו ובודקת חריגות מול החודש הקודם. אחרי אישור ההנהלה מופקים התלושים ומשולם השכר, מועברות ההפקדות לפנסיה ולקרנות, ומוגשים דיווחי הניכויים לרשות המסים ולביטוח הלאומי. בסוף התהליך השכר נרשם בספרים ומותאם.

טופס 102 הוא הדיווח השוטף של מעסיק על ניכויים: אחד לרשות המסים, על המס שנוכה משכר העובדים, ואחד לביטוח הלאומי, על דמי הביטוח. טופס 126 הוא הדיווח השנתי של המעסיק על השכר והניכויים של כל עובד. טופס 106 הוא האישור השנתי שהמעסיק מוסר לכל עובד על שכרו ועל הניכויים ממנו.

מנהלת חשבונות מנהלת את ספרי החברה: הכנסות, הוצאות, בנקים, ספקים, לקוחות ומע״מ. חשבת שכר מחשבת את שכר העובדים ומכינה את התלושים, את דיווחי הניכויים ואת הטפסים השנתיים. שני התחומים נפגשים בספרים, וכשאותו אדם מטפל בשניהם יש פחות פערים בין השכר לספרים.

חברה מדווחת למע״מ מדי חודש או מדי חודשיים. את התדירות קובעת רשות המסים לפי מחזור העסקאות, ולא החברה. יש להגיש דוח גם בתקופה שלא הייתה בה פעילות. את המועדים המדויקים של כל שנה מפרסמת רשות המסים, והם משתנים בגלל חגים וסופי שבוע.

איחור עלול לגרור קנסות, ריבית והצמדה. אי-הגשה חוזרת של דוחות תקופתיים עלולה להשפיע גם על אישור ניהול הספרים ועל אישור ניכוי המס במקור של החברה. לכן אני עובדת לפי לוח דיווחים קבוע, וכל דיווח מוכן ומאושר איתכם לפני המועד.

זהו אישור של רשות המסים שמעיד שהחברה מנהלת ספרים ומדווחת כנדרש. גופים ציבוריים ולקוחות מבקשים אותו כדי לוודא שהספק שלהם מסודר. לצידו קיים אישור ניכוי מס במקור, שקובע אם ינוכה מס מהתשלומים לחברה. האישורים מתחדשים במחזור שנתי, ולכן ספרים מסודרים ודיווחים במועד הם גם עניין מסחרי.