מה זה חשבות שכר
חשבות שכר היא התהליך החודשי שהופך נתוני נוכחות ושינויים לתלושים, לתשלומים, להפקדות ולדיווחים: חישוב השכר מברוטו לנטו, ניכויי מס הכנסה וביטוח לאומי, הפרשות לפנסיה ולקרן השתלמות, והדיווח עליהם.
לשכר יש מועדים משלו. תלוש שכר, למשל, נמסר לעובד עד היום התשיעי שלאחר המועד שבו היה אמור להשתלם השכר. כשחשבות השכר מסודרת, זה מתנהל כמחזור קבוע ולא כמרוץ של סוף חודש.
את השכר אני מכינה בתוכנת מיכפל. את הדיווחים אני משדרת במערכות המקוונות של רשות המסים (שע״ם) ושל הביטוח הלאומי, והדיווח לקופות נעשה במבנה אחיד.
מה כולל השירות
חשבות שכר היא יותר מהפקת תלוש. זה מה שאני לוקחת על עצמי:
תלושי שכר חודשיים
הכנת תלוש לכל עובד, על בסיס נתוני הנוכחות והשינויים שהועברו באותו חודש.
קליטת עובדים וסיום העסקה
פתיחת עובד חדש במערכת השכר על בסיס טופס 101, וחישוב גמר חשבון למי שמסיים.
דיווחי ניכויים שוטפים
הכנת הדיווחים על ניכויי מס הכנסה ועל דמי הביטוח הלאומי (טופס 102), בתדירות שנקבעה לחברה, והסכומים לתשלום.
הפקדות לקופות
חישוב ההפרשות לפנסיה, לקופות הגמל ולקרנות ההשתלמות, והכנת הדיווח עליהן.
סיכומי סוף שנה
טופסי 106 לעובדים, והכנת הדוח השנתי של החברה כמעסיק (טופס 126).
רישום בהנהלת החשבונות
פקודת השכר נרשמת בספרים מדי חודש, וחשבונות השכר מותאמים באופן שוטף.
איך זה עובד, חודש אחרי חודש
תהליך השכר חוזר על עצמו בכל חודש, ולכן הוא צריך להיות קבוע וברור לשני הצדדים:
-
מעבירים את נתוני החודש
נוכחות, שעות נוספות, חופשות, ימי מחלה, שינויי שכר, עובדים חדשים ועובדים שסיימו.
-
הכנת התלושים
חישוב השכר, הניכויים וההפרשות לכל עובד, לפי הנתונים ולפי תנאי ההעסקה שלו.
-
בדיקה ואישור
כל תלוש נבדק מול החודש הקודם. חריגה או נתון חסר עולים לבירור איתכם לפני שהתלושים יוצאים.
-
דיווח לרשויות ולקופות
הדיווחים השוטפים מוכנים ומועברים בהרשאת החברה, ואתם מקבלים רשימה ברורה של הסכומים לתשלום.
-
רישום בספרים
פקודת השכר נרשמת בהנהלת החשבונות, והתלושים, התשלומים והדיווחים מותאמים זה לזה.
למי זה מתאים
- חברות בע״מ שמעסיקות עובדים בשכר חודשי או שעתי.
- חברות שרוצות שהשכר והספרים יתנהלו אצל אותו אדם ויתאימו זה לזה בכל חודש.
- חברות שמחפשות חשבת שכר קבועה שמכירה את העובדים ואת תנאי ההעסקה שלהם.
שאלות נפוצות על חשבות שכר
מה צריך להעביר אלייך כל חודש?
נתוני נוכחות, שעות נוספות, ימי חופשה ומחלה, שינויים בשכר, ופרטים על עובדים חדשים או על עובדים שסיימו. בתחילת הדרך נקבע יחד מתכונת קבועה ומועד קבוע להעברת הנתונים.
עד מתי העובדים צריכים לקבל תלוש שכר?
מעסיק חייב למסור תלוש שכר עד היום התשיעי שלאחר המועד שבו היה אמור להשתלם השכר. תלוש אלקטרוני אפשרי רק בהסכמה בכתב של העובד. לכן נתוני החודש צריכים להגיע אליי מוקדם מספיק כדי שהתלושים ייבדקו ויצאו בזמן.
מי מגיש את דיווחי השכר לרשויות?
אני מכינה את הדיווחים השוטפים והשנתיים ומעבירה אותם בהרשאת החברה. התשלומים עצמם יוצאים מחשבון החברה, ואני דואגת שתדעו מראש מה הסכום ולמי. בדוח השנתי למעסיקים יש גם שלב של אישור הגשה מקוון, שאותו מבצע מורשה מטעם החברה או המייצג שלה.
אפשר לעבור אלייך באמצע שנת המס?
כן. בקליטה אני מקבלת את נתוני השכר המצטברים מתחילת השנה, כך שהתלושים ממשיכים ברצף והסיכומים השנתיים נשארים שלמים.
מה ההבדל בין חשבת שכר למנהלת חשבונות?
מנהלת חשבונות מנהלת את ספרי החברה: הכנסות, הוצאות, בנקים, ספקים, לקוחות ומע״מ. חשבת שכר מחשבת את שכר העובדים ומכינה את התלושים, את דיווחי הניכויים ואת הטפסים השנתיים. שני התחומים נפגשים בספרים, וכשאותו אדם מטפל בשניהם יש פחות פערים ביניהם.